13:28 

Хочешь насмешить Бога - расскажи ему о своих планах...

ailin_larmorri
...и другие приключения Буратино
В эфире обеденный дыбр о планировании.
Я вообще предназначена для того, чтобы смешить (мне иногда так кажется, да), поэтому планы и списки занимают в моей жизни значительное место. Сколько я себя помню, всегда вела ежедневник и плюсом к нему два-три функциональных блокнота и списка. На работу - отдельный. Для вокала/театра - отдельный. Пару лет баловалась читательским дневником, пока не догадалась перенести всё в блог. 2017 год стал самым неупорядоченным в моей жизни, поэтому не удивительно, что я профакапила всё на свете. В декабре мной была пересмотрена вся система планирования и самоконтроля, и уже полтора месяца я удачно тестирую то, что я придумала. Удачно - так как по внерабочим вопросам средний показатель выполненых дел на день достигает 90%, план на неделю удаётся выполнить на 85%, планы на месяц достигают отметок выше 70%, что, конечно, не идеально, но сильно лучше, чем было. По рабочим вопросам показатель практически 100%, но это как бы норма, даже в прошлом году я не сильно провисала.
Я вдруг перестала забывать о встречах, нашла время на сон и отдых, перестала засиживаться на работе (почти..) и в целом стала чувствовать себя намного лучше. Так как тема эта жирная, а размер поста и терпение читателей не бесконечно, я расскажу о плановых ништяках в нескольких сериях. Начнём с управления рабочими проектами, сколько бы у вас их не было. Напомню, что у меня 4 основных вектора деятельности - основная работа (IT: внедрение и сопровождение), преподавание (математика: группы и индивидуалка), писанина (стихи, эссе, контент блога и канала) и Волкодав (организация репетиций и премьерной постановки, исполнение одной из ролей). Есть ещё небольшой бизнес-проект, но каюсь, у меня не доходят руки до того, чтобы вести его планомерно и полномасштабно, поэтому я мыкаюсь третий месяц с 10-15 тысячами прибыли, и каждые две недели испытываю желание слиться, но почему-то этого не делаю.
Датированный настольный ежедневник - в принципе, обычная штука, которая есть у всех. В чём особенность ведения в моём случае? Во-первых, план на день составляется не позднее 5-6 часов вечера предыдущего дня. Важно не откладывать это на конец рабочего дня и тем более на вечер, потому что велик риск поддаться "ай ладно, утром напишу". В итоге с утра я прихожу не с чёткой установкой на день и виденьем решения задач, а только лишь с намерением их расписать. Жрёт много времени, эффективность падает, в то время как вечером по итогам дня это занимает минуты 2. Далее, помимо дневных задач и оперативной текучки, есть плавающий список. Он составляется в четверг или пятницу не позднее 5-6 часов вечера опять же. Это мой вектор развития на следующую неделю. Доработать презентацию, написать фидбэк по тестированию, навести порядок в какой-либо области (хоть в админке, хоть в ящике рабочего стола) - пишу всё. И далее в зависимости от графика и загруженности текучкой плавно распределяю такие задачи "по ходу пьесы".
Блокнот идей - обычный блокнот на пружинках. Служит для записи внезапных мыслей, результатов брейнсторма, вопросов и прочих "заметок на полях". Незаменим на совещаниях)). Минусы - хаотичное распределение информации. Пока придумала делить блокнот на "рубрики" при помощи стикеров: вопросы, идеи по развитию, идеи по оптимизации текучки, схемы и чертежи, технические пометки, креативные пометки для маркетологов, примеры и образцы. Идея живёт только второй день, сегодня на совещании потестирую).
Блокнот идей допустимо носить с собой (на случай, если мой мозг сгенерит чудо-идею в магазине или, скажем, в кино). Рабочий ежедневник - только в командировки.
Для учёта учеников и контроля выполнения программы у меня есть учительский, собственно, журнал. Пока что он интегрирован в "боевой" ежедневник (тот, который не связан с основной работой и без которого я даже мусор не выношу). Пыталась вести всё в эксель, но ноут я ношу с собой примерно никогда, с айфона тяжело такие файлы смотреть и редактировать. Так что пока я в поисках "учительского" приложения, веду записи в специальном разделе боевого блокнота. Плюсы - на одной странице вся инфа об ученике, контакты родителей, данные о программе обучения и progress bar. Минусы - дико неудобно для групп! Группы пока всё же спасаются экселем, если кому нужна моя форма и образец рейтинга успеваемости - пишите в личку, поделюсь.
CRM системы в каждой компании свои, про них я писать не буду, и даже не считаю корректным выкладывать информацию о том, какая система у кого из моих работодателей стоит. Для себя я обнаружила прелесть планирования и учёта времени на конкретную задачу и диаграммы Ганта.
Trello - прекрасный to do board для ведения нескольких веток проекта в задачках. Под каждый проект можно делать свою доску, от ремонта на даче до создания собственной компании. Простой и очень красивый интерфейс, возможность добавлять сколько угодно пользователей и следить за каждым чихом при помощи уведомлений на смартфон, если задача реально важная. Чек-листы для того, чтобы отследить, правда ли выполнены все оговорённые пункты, или задача сделана формально. Сейчас хочу запилить досочку под Волкодава, потому что менеджить все орг. вопросы 24/7 я просто не в состоянии, а если я этого не буду делать вообще, то всё рискует плохо кончиться.
Mindmeister, он же создатель ментальных карт. Я использую его для структурирования всего на свете. Например, мне надо определиться с контентом лекций на летние школы. Я сажусь и рисую дерево по каждой школе: тематика класс Основные темы (не больше 3) Подтемы/сопровождающие материалы (если это комбинаторика, например, то неплохо бы включить приёмы быстрого умножения больших чисел, etc). В каждом пункте я могу сделать пометки: сколько часов я на это отвожу, сколько практических задач предлагаю студентам, включаю ли я материал в итоговый зачёт и т.д. Интуитивный интерфейс и возможность править и смотреть структуру в любой точке мира, и всё это бесплатно abso-fucking-lutely.
В принципе этих инструментов мне хватает для того, чтобы рабочий день не превращался в хаос, а мне не приходилось бледнеть перед коллегами за невыполненные обязательства и гадать, за что я получаю деньги. Рада вопросам/комментариям/советам/пожеланиям. -))
Всем хорошенькой пятницы!

@темы: получил граблями - притырил их в хозяйство!, for me, 365

URL
Комментарии
2018-02-16 в 16:37 

Bestrazar
А я буду жить вечно и пока все идет нормально.
отличный подход к делу =) некоторые из этих прог я тоже использую
помнишь, говорили как-то, я тебя спрашивала - как ты все успеваешь. Вот теперь понятно)

2018-02-16 в 21:01 

ailin_larmorri
...и другие приключения Буратино
Bestrazar, с тех пор , как я взяла себя за шкирку и вернула в жизнь планирование, всё стало прям лучше! Вспоминаю прошлый год и понимаю, что я его тупо слила...

URL
     

Just a mirror for the sun

главная